Brief anonimiseren volgens de AVG: zo doet u het

VerumVault AVG · Francesco Zerbonia · 15 oktober 2026

Wilt u een brief delen met een collega, een adviseur, een forum of een AI-assistent, maar staan er namen, adressen of een BSN in? Dan is het verstandig (en vaak verplicht) om die brief eerst te anonimiseren. In dit artikel leest u stap voor stap hoe u dat goed doet, welke gegevens u niet mag vergeten en hoe u het in een paar seconden regelt.

Waarom een brief anonimiseren?

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) beschermt iedereen wiens gegevens in een document staan. Deelt u een brief met persoonsgegevens zonder goede reden, dan kan dat een datalek zijn. Ook als het "maar" om een voorbeeldbrief gaat of om een vraag aan ChatGPT, blijven het gegevens van echte mensen. Door de brief te anonimiseren, haalt u het risico weg en kunt u de inhoud gewoon gebruiken.

Welke gegevens moet u verwijderen?

Denk niet alleen aan de naam bovenaan. Een brief bevat vaak meer herleidbare gegevens dan u denkt:

Namen van afzender, ontvanger en andere genoemde personen;
Adressen en postcodes, ook in de briefhoofding en ondertekening;
BSN (burgerservicenummer), klant-, polis- of dossiernummers;
IBAN en andere bankgegevens;
Telefoonnummers en e-mailadressen;
Geboortedata, kentekens en datums die iemand herkenbaar maken;
Bijzondere gegevens, zoals gezondheid, religie of strafrechtelijke informatie.

Stappenplan: brief anonimiseren

1. Bepaal het doel

Waarom deelt u de brief? Voor een juridische vraag is de context belangrijk, maar de naam van de buurman niet. Houd alleen over wat nodig is.

2. Vervang gegevens door labels

Zet niet zomaar puntjes neer. Vervang "Jan de Vries" door [PERSOON 1] en "Kerkstraat 12, Utrecht" door [ADRES]. Zo blijft de brief leesbaar en snapt de lezer wie wie is.

3. Controleer verborgen plekken

Kijk ook naar de kop- en voettekst, de ondertekening, bijlagen en de bestandseigenschappen (auteur) van een Word- of PDF-bestand.

4. Lees het geheel nog één keer

Combinaties kunnen iemand alsnog herkenbaar maken, zoals "de enige huisarts in dorp X". Haal zulke details weg of maak ze algemener.

Pseudonimiseren of anonimiseren?

Volgens de AVG zijn gegevens pas echt anoniem als niemand ze redelijkerwijs nog aan een persoon kan koppelen. Bewaart u een lijst met wie [PERSOON 1] is, dan heet dat pseudonimiseren: veiliger, maar nog steeds persoonsgegevens. Voor het delen met anderen is dat vaak prima, zolang die sleutel bij u blijft.

Let op bij online tools. Veel "gratis anonimiseertools" uploaden uw brief naar een server. Dan deelt u de gegevens juist met een onbekende partij. VerumVault werkt anders: de tool draait volledig lokaal in uw browser. Uw brief verlaat uw computer niet.

Sneller met VerumVault

Handmatig zoeken naar elk BSN of IBAN is foutgevoelig. VerumVault herkent typisch Nederlandse persoonsgegevens automatisch, zoals namen, adressen, postcodes, BSN, IBAN, telefoonnummers en e-mailadressen, en vervangt ze door duidelijke labels. U plakt de tekst of opent uw bestand, controleert het resultaat en kopieert de geanonimiseerde brief. Geen account, geen upload.

Anonimiseer uw document gratis met VerumVault →Werkt lokaal in uw browser · geen upload · geen account

Veelgestelde vragen

Is een brief anonimiseren verplicht onder de AVG?

Niet altijd, maar u mag persoonsgegevens alleen delen als daar een geldige grondslag voor is. Wilt u een brief delen waarvoor dat niet nodig is, zoals een voorbeeld of een vraag aan een AI, dan is anonimiseren de veiligste keuze.

Mag ik een brief met een BSN in ChatGPT plakken?

Liever niet. Een BSN mag alleen in specifieke gevallen worden verwerkt. Vervang het BSN en andere persoonsgegevens eerst door labels voordat u tekst met een AI-dienst deelt.

Worden mijn documenten bij VerumVault opgeslagen?

Nee. VerumVault verwerkt alles lokaal in uw browser. Uw tekst of bestand wordt niet naar een server gestuurd en niet opgeslagen.