Brief DSGVO-konform anonymisieren: So gehen Sie vor
Sie möchten einen Brief mit einer Kollegin, einem Berater, in einem Forum oder mit einem KI-Assistenten teilen, aber darin stehen Namen, Adressen oder eine Steuer-ID? Dann ist es sinnvoll – und oft sogar Pflicht –, den Brief vorher zu anonymisieren. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie das richtig funktioniert, welche Angaben man leicht übersieht und wie Sie es in wenigen Sekunden erledigen.
Warum einen Brief anonymisieren?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützt jede Person, deren Daten in einem Dokument stehen. Wer einen Brief mit personenbezogenen Daten ohne Rechtsgrundlage weitergibt, riskiert eine Datenschutzverletzung. Auch wenn es sich „nur“ um einen Musterbrief oder eine Frage an ChatGPT handelt: Es bleiben Daten echter Menschen. Durch Anonymisieren beseitigen Sie das Risiko und können den Inhalt trotzdem nutzen.
Welche Daten sollten Sie entfernen?
Denken Sie nicht nur an den Namen oben im Brief. Ein Schreiben enthält oft mehr identifizierende Angaben, als man denkt:
- Namen von Absender, Empfänger und weiteren genannten Personen;
- Adressen und Postleitzahlen, auch im Briefkopf und in der Signatur;
- Steuer-ID, Sozialversicherungs- und Personalausweisnummer, Kunden-, Versicherungs- oder Aktenzeichen;
- IBAN und andere Bankdaten;
- Telefonnummern und E-Mail-Adressen;
- Geburtsdaten, Kfz-Kennzeichen und Daten, die eine Person erkennbar machen;
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheit, Religion oder Strafverfahren.
Schritt für Schritt: Brief anonymisieren
1. Den Zweck festlegen
Wozu teilen Sie den Brief? Für eine rechtliche Frage ist der Zusammenhang wichtig, der Name des Nachbarn aber nicht. Behalten Sie nur, was wirklich nötig ist.
2. Daten durch Platzhalter ersetzen
Setzen Sie nicht einfach Pünktchen. Ersetzen Sie „Max Mustermann“ durch [PERSON 1] und „Hauptstraße 12, 50667 Köln“ durch [ADRESSE]. So bleibt der Brief lesbar und man weiß weiterhin, wer wer ist.
3. Versteckte Stellen prüfen
Kontrollieren Sie auch Kopf- und Fußzeilen, die Signatur, Anlagen und die Dateieigenschaften (Autor) einer Word- oder PDF-Datei.
4. Das Ganze noch einmal lesen
Auch Kombinationen können eine Person verraten, etwa „die einzige Hausärztin im Ort X“. Entfernen Sie solche Details oder formulieren Sie sie allgemeiner.
Pseudonymisieren oder anonymisieren?
Nach der DSGVO sind Daten erst dann wirklich anonym, wenn niemand sie mit vertretbarem Aufwand einer Person zuordnen kann. Führen Sie eine Liste, wer [PERSON 1] ist, spricht man von Pseudonymisierung: sicherer, aber weiterhin personenbezogene Daten. Für die Weitergabe an andere reicht das oft, solange der Schlüssel bei Ihnen bleibt.
Vorsicht bei Online-Tools. Viele „kostenlose Anonymisierungstools“ laden Ihren Brief auf einen Server hoch. Damit geben Sie die Daten gerade an einen unbekannten Dritten weiter. VerumVault arbeitet anders: Das Tool läuft vollständig lokal in Ihrem Browser. Ihr Brief verlässt Ihren Computer nicht.
Schneller mit VerumVault
Jede Nummer und jede IBAN von Hand zu suchen ist fehleranfällig. VerumVault erkennt personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, Postleitzahlen, IBAN, Telefonnummern und E-Mail-Adressen automatisch und ersetzt sie durch eindeutige Platzhalter. Sie fügen den Text ein oder öffnen Ihre Datei, prüfen das Ergebnis und kopieren den anonymisierten Brief. Kein Konto, kein Upload. Wichtig: Die Erkennung ist derzeit für niederländische Dokumente optimiert. Prüfen Sie das Ergebnis bei deutschen Briefen deshalb besonders sorgfältig.
Dokument kostenlos mit VerumVault anonymisieren →Läuft lokal im Browser · kein Upload · kein Konto · optimiert für niederländische DokumenteHäufige Fragen
Ist das Anonymisieren eines Briefs nach der DSGVO Pflicht?
Nicht immer. Personenbezogene Daten dürfen Sie aber nur weitergeben, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt. Möchten Sie einen Brief teilen, bei dem die Daten nicht nötig sind – etwa als Muster oder für eine Frage an eine KI –, ist Anonymisieren die sicherste Wahl.
Darf ich einen Brief mit meiner Steuer-ID in ChatGPT einfügen?
Besser nicht. Identifikationsnummern wie die Steuer-ID dürfen nur zu bestimmten Zwecken verarbeitet werden. Ersetzen Sie sie und andere personenbezogene Daten durch Platzhalter, bevor Sie Text mit einem KI-Dienst teilen.
Speichert VerumVault meine Dokumente?
Nein. VerumVault verarbeitet alles lokal in Ihrem Browser. Ihr Text oder Ihre Datei wird weder an einen Server gesendet noch gespeichert.