Anonimizzare una lettera secondo il GDPR: ecco come fare

VerumVault AVG · Francesco Zerbonia · 15 ottobre 2026

Vuole condividere una lettera con un collega, un consulente, un forum o un assistente IA, ma contiene nomi, indirizzi o un codice fiscale? Allora conviene – e spesso è obbligatorio – anonimizzarla prima. In questo articolo vediamo passo passo come farlo correttamente, quali dati si dimenticano più spesso e come riuscirci in pochi secondi.

Perché anonimizzare una lettera?

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) tutela chiunque compaia in un documento. Condividere una lettera con dati personali senza una valida base giuridica può configurare una violazione dei dati. Anche se si tratta "solo" di una lettera di esempio o di una domanda a ChatGPT, restano dati di persone reali. Anonimizzando la lettera elimina il rischio e può comunque utilizzarne il contenuto.

Quali dati eliminare?

Non pensi solo al nome in alto. Una lettera contiene spesso più dati identificativi di quanto si creda:

Nomi del mittente, del destinatario e delle altre persone citate;
Indirizzi e CAP, anche nell'intestazione e nella firma;
Codice fiscale, numeri cliente, di polizza o di pratica;
IBAN e altri dati bancari;
Numeri di telefono e indirizzi e-mail;
Date di nascita, targhe e date che rendono riconoscibile una persona;
Categorie particolari di dati, come salute, religione o dati giudiziari.

Passo passo: anonimizzare una lettera

1. Definisca lo scopo

Perché condivide la lettera? Per una questione legale il contesto è importante, il nome del vicino no. Conservi solo ciò che serve.

2. Sostituisca i dati con etichette

Non metta semplicemente dei puntini. Sostituisca "Mario Rossi" con [PERSONA 1] e "Via Roma 12, Milano" con [INDIRIZZO]. Così la lettera resta leggibile e si capisce chi è chi.

3. Controlli i punti nascosti

Verifichi anche intestazioni e piè di pagina, la firma, gli allegati e le proprietà del file (autore) di un documento Word o PDF.

4. Rilegga tutto ancora una volta

Anche una combinazione di dettagli può rendere riconoscibile qualcuno, ad esempio "l'unico medico di base del paese X". Elimini questi dettagli o li renda più generici.

Pseudonimizzare o anonimizzare?

Secondo il GDPR, i dati sono davvero anonimi solo se nessuno può ragionevolmente ricollegarli a una persona. Se conserva un elenco di chi sia [PERSONA 1], si parla di pseudonimizzazione: più sicura, ma si tratta ancora di dati personali. Per la condivisione con altri spesso va benissimo, purché la chiave resti a Lei.

Attenzione agli strumenti online. Molti "strumenti gratuiti di anonimizzazione" caricano la lettera su un server: in questo modo i dati finiscono proprio a un soggetto sconosciuto. VerumVault funziona diversamente: lo strumento gira interamente in locale nel Suo browser. La lettera non lascia mai il Suo computer.

Più veloce con VerumVault

Cercare a mano ogni codice o IBAN è facile fonte di errori. VerumVault riconosce automaticamente dati personali come nomi, indirizzi, CAP, IBAN, numeri di telefono e indirizzi e-mail e li sostituisce con etichette chiare. Incolla il testo o apre il file, controlla il risultato e copia la lettera anonimizzata. Nessun account, nessun caricamento. Nota bene: il rilevamento è attualmente ottimizzato per documenti olandesi, quindi per le lettere in italiano controlli il risultato con particolare attenzione.

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Domande frequenti

Anonimizzare una lettera è obbligatorio ai sensi del GDPR?

Non sempre, ma i dati personali si possono condividere solo in presenza di una valida base giuridica. Se vuole condividere una lettera per cui i dati non servono, come un esempio o una domanda a un'IA, anonimizzarla è la scelta più sicura.

Posso incollare in ChatGPT una lettera con il mio codice fiscale?

Meglio di no. Sostituisca il codice fiscale e gli altri dati personali con etichette prima di condividere un testo con un servizio di IA.

VerumVault conserva i miei documenti?

No. VerumVault elabora tutto in locale nel Suo browser. Il testo o il file non viene inviato a un server né salvato.