Auskunftsersuchen nach der DSGVO: So funktioniert Art. 15
Sie möchten wissen, welche Daten Ihr Arbeitgeber, Ihre Versicherung, eine Behörde oder ein Onlineshop über Sie gespeichert hat? Dann können Sie ein Auskunftsersuchen stellen. Das Recht steht in Art. 15 DSGVO. Hier lesen Sie, was Sie verlangen dürfen, wie schnell Sie eine Antwort bekommen müssen und wie Sie das Ersuchen formulieren. Für Unternehmen gibt es zudem einen wichtigen Punkt: die Daten Dritter.
Was dürfen Sie verlangen?
Sie haben das Recht zu erfahren, ob ein Verantwortlicher personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Ist das der Fall, haben Sie Anspruch auf eine Kopie dieser Daten und auf Informationen unter anderem über:
- die Verarbeitungszwecke;
- die Kategorien der Daten;
- die Empfänger, auch in Ländern außerhalb der EU;
- die geplante Speicherdauer oder die Kriterien dafür;
- Ihre weiteren Rechte, etwa auf Berichtigung und Löschung, sowie das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde;
- die Herkunft der Daten, wenn Sie sie nicht selbst angegeben haben;
- das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.
Der EuGH hat 2023 entschieden (Rs. C-487/21), dass die „Kopie“ eine originalgetreue und verständliche Reproduktion aller Daten sein muss. Das kann auch Kopien von Dokumenten oder Auszügen umfassen, wenn das zum Verständnis der Daten nötig ist.
Frist und Kosten
- Frist: Der Verantwortliche muss unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats antworten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen ist eine Verlängerung um zwei weitere Monate möglich; darüber müssen Sie innerhalb des ersten Monats mit Begründung informiert werden.
- Kosten: Die erste Kopie ist kostenlos. Für weitere Kopien darf ein angemessenes Entgelt verlangt werden (Art. 15 Abs. 3 DSGVO).
- Identität: Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität darf der Verantwortliche zusätzliche Informationen anfordern (Art. 12 Abs. 6 DSGVO). Schicken Sie keine vollständige Ausweiskopie, wenn das nicht nötig ist, und schwärzen Sie nicht benötigte Daten.
Musterschreiben Auskunftsersuchen
Sehr geehrte Damen und Herren,
gemäß Art. 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bitte ich Sie um Auskunft, ob Sie personenbezogene Daten über mich verarbeiten. Falls ja, bitte ich um eine Kopie dieser Daten sowie um Angaben zu den Verarbeitungszwecken, den Datenkategorien, den Empfängern, der Speicherdauer, der Herkunft der Daten und einer etwaigen automatisierten Entscheidungsfindung.
Ich bitte um Antwort innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Anschrift, ggf. Kundennummer]
Sie möchten das Schreiben von einem KI-Assistenten prüfen oder umformulieren lassen? Entfernen Sie zuerst Name, Anschrift und Kundennummer mit VerumVault und setzen Sie sie danach lokal wieder ein.
Für Unternehmen: Achtung bei Daten Dritter
Das Recht auf eine Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO). Enthalten E-Mails, Notizen oder Akten auch Namen oder Daten von Kollegen, Kunden oder anderen Personen? Dann müssen diese in der Kopie meist unkenntlich gemacht werden. Gehen Sie dabei sorgfältig vor: Ein schwarzer Balken im PDF reicht nicht immer. Lesen Sie Dokument schwärzen: So geht es sicher und Dokument anonymisieren in 3 Schritten.
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Wie lange hat ein Unternehmen Zeit für die Auskunft?
Spätestens einen Monat nach Eingang. Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen ist eine Verlängerung um zwei Monate möglich, wenn Sie innerhalb des ersten Monats informiert werden.
Kostet ein Auskunftsersuchen Geld?
Nein, die erste Kopie ist kostenlos. Für weitere Kopien darf ein angemessenes Entgelt verlangt werden.
Muss ich eine Ausweiskopie mitschicken?
Nicht standardmäßig. Nur bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität dürfen zusätzliche Informationen verlangt werden. Schwärzen Sie dann nicht benötigte Daten.
Was tun, wenn das Unternehmen nicht antwortet?
Sie können erinnern und anschließend Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen oder gerichtlich vorgehen.