Steuer-ID und Ausweisnummern schwärzen: wann und wie
Die steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID), die Sozialversicherungsnummer und die Nummern auf Personalausweis und Reisepass stehen auf Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheiden und vielen Schreiben von Krankenkassen und Arbeitgebern. Jede dieser Nummern gehört zu genau einer Person und ist damit für Betrüger interessant. In diesem Artikel erfahren Sie, wann Sie eine solche Nummer entfernen sollten und wie das sicher gelingt.
Warum sind Identifikationsnummern besonders geschützt?
Die DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten, besondere Bedingungen für die Verarbeitung nationaler Kennziffern festzulegen (Art. 87 DSGVO). In Deutschland ist die Verwendung der Steuer-ID durch § 139b der Abgabenordnung (AO) eng begrenzt: Andere Stellen als die Finanzbehörden dürfen sie im Wesentlichen nur verwenden, soweit dies für den Datenaustausch mit den Finanzbehörden erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift es ausdrücklich erlaubt.
Die Steuer-ID ist elfstellig und bleibt ein Leben lang gleich. Die Sozialversicherungsnummer enthält unter anderem Ihr Geburtsdatum und den Anfangsbuchstaben Ihres Geburtsnamens. Arbeitgeber, Finanzamt, Krankenkasse und Rentenversicherung brauchen diese Nummern, weil Gesetze es vorsehen. Ein Onlineshop, ein Fitnessstudio oder ein Vermieter hat in der Regel keinen Grund, danach zu fragen.
Das größte Risiko einer geleakten Nummer ist Identitätsbetrug: Zusammen mit Name, Geburtsdatum und einer Ausweiskopie können sich Kriminelle als jemand anderes ausgeben.
Wann sollten Sie eine Nummer schwärzen?
- Ausweiskopien: Müssen Sie eine Kopie Ihres Personalausweises abgeben? Laut dem Personalausweisportal des Bundesinnenministeriums können und sollen Daten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, auf der Kopie geschwärzt werden, insbesondere die Zugangsnummer und die Dokumentennummer, sofern kein Gesetz wie das Geldwäschegesetz sie verlangt. Die Kopie muss außerdem eindeutig als Kopie erkennbar sein (§ 20 Abs. 2 PAuswG).
- Briefe und Dokumente teilen: Lassen Sie einen Steuerbescheid oder ein Schreiben Ihrer Krankenkasse von einem Berater, Angehörigen oder KI-Assistenten prüfen? Entfernen Sie die Nummer. Für die Beantwortung Ihrer Frage wird sie fast nie gebraucht.
- Beispiele und Veröffentlichungen: In Musterbriefe, Schulungsmaterial, Forenbeiträge oder veröffentlichte Dokumente gehört nie eine echte Identifikationsnummer.
- Interne Weiterleitung: Leiten Sie als Arbeitgeber oder Praxis eine Akte an jemanden weiter, der die Nummer für seine Aufgabe nicht braucht? Dann lassen Sie sie weg.
So schwärzen Sie eine Nummer sicher
In einem Text oder Brief
Am einfachsten und sichersten ist es, die Nummer aus dem Text selbst zu entfernen, statt einen schwarzen Balken darüberzulegen. Fügen Sie den Text in VerumVault ein: Das Tool erkennt Steuer-IDs und andere Kennnummern und ersetzt sie zusammen mit Namen, Adressen und IBAN durch einen Platzhalter wie [ID_NUMMER_1]. Prüfen Sie anschließend, ob die Nummer auch an anderer Stelle steht, etwa in einem Aktenzeichen oder Betreff.
In einem PDF
Ein schwarzes Rechteck aus einem normalen PDF-Editor oder ein Textmarker reicht nicht: Der Text darunter bleibt oft erhalten und kann kopiert oder durchsucht werden. Verwenden Sie eine echte Schwärzungsfunktion (oft „Schwärzen“ oder „Redact“ genannt), die den Text tatsächlich entfernt. Testen Sie das Ergebnis: Markieren Sie den schwarzen Bereich und kopieren Sie ihn in einen Texteditor. Erscheint die Nummer? Dann ist sie nicht richtig geschwärzt. Mehr dazu in Dokument schwärzen: So geht es sicher.
Auf einem Scan oder Foto
Ein Scan ist ein Bild. Decken Sie die Nummer mit einer vollständig deckenden Fläche ab und speichern Sie das Bild als neue, flache Datei (zum Beispiel als JPG oder PNG oder durch erneutes „Drucken“ als PDF). Vermeiden Sie Unschärfe oder Verpixeln: Das lässt sich, gerade bei kurzen Ziffernfolgen, teilweise zurückrechnen.
Tipp: Bewahren Sie das Original getrennt auf und teilen Sie nur die bereinigte Kopie. Schreiben Sie „anonymisiert“ in den Dateinamen, damit niemand versehentlich das Original weiterleitet.
Ist eine geleakte Nummer eine Datenpanne?
Schickt eine Organisation versehentlich ein Dokument mit Steuer-ID an die falsche Person, ist das eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 12 DSGVO). Weil solche Nummern missbrauchsanfällig sind, muss die Panne in vielen Fällen binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde gemeldet werden (Art. 33 DSGVO), manchmal sind auch die Betroffenen zu informieren (Art. 34 DSGVO). Vorbeugen ist also viel besser als Nachsorgen.
Lesen Sie auch: Dokument anonymisieren in 3 Schritten und DSGVO für KMU.
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Darf mein Vermieter nach meiner Steuer-ID fragen?
In der Regel nicht. Die Verwendung der Steuer-ID ist nach § 139b AO eng begrenzt, und ein Vermieter braucht sie nicht für den Mietvertrag.
Darf mein Arbeitgeber meine Steuer-ID verwenden?
Ja. Der Arbeitgeber braucht sie für die Lohnsteuer und die Meldungen an das Finanzamt; dafür gibt es eine gesetzliche Grundlage.
Reicht ein schwarzer Balken im PDF, um eine Nummer zu verbergen?
Nicht immer. In vielen Programmen bleibt der Text darunter erhalten. Nutzen Sie eine echte Schwärzungsfunktion oder entfernen Sie die Nummer aus dem Text und testen Sie das Ergebnis durch Kopieren.
Erkennt VerumVault Steuer-IDs?
Ja. VerumVault erkennt unter anderem Steuer-IDs, IBAN und Telefonnummern lokal in Ihrem Browser. Prüfen Sie das Ergebnis trotzdem immer selbst.