Dokument anonymisieren in 3 Schritten
Ein Schreiben des Vermieters, eine Krankmeldungsakte, ein Schriftsatz oder eine Beschwerde-E-Mail: Manchmal möchten Sie ein solches Dokument von einer Kollegin, einem Berater oder einem KI-Assistenten prüfen lassen. Namen, Adressen und Nummern sollen dabei aber nicht mitgehen. Mit diesen drei Schritten anonymisieren Sie ein Dokument schnell und sorgfältig, ohne dass es Ihren Computer verlässt.
Kurz gesagt: 1. Text einfügen oder Datei öffnen, 2. prüfen und ergänzen, was verborgen wird, 3. die sichere Version kopieren und teilen. In der Antwort, die Sie zurückbekommen, können Sie die echten Daten anschließend lokal wieder einsetzen.
Schritt 1: Text einfügen oder Datei öffnen
Öffnen Sie das Anonymisierungstool von VerumVault und fügen Sie Ihren Text in das erste Feld ein. Sie können auch eine Word-Datei (.docx), ein PDF oder eine Textdatei öffnen oder in das Feld ziehen. Die Datei wird in Ihrem eigenen Browser ausgelesen; nichts wird an einen Server geschickt.
Ein paar Tipps für diesen Schritt:
- Gescanntes PDF? Ein Scan ist ein Bild ohne Textebene und kann nicht ausgelesen werden. Verwenden Sie die digitale Originalfassung oder kopieren Sie den Text zuerst.
- Lange Akten: Teilen Sie nur den Teil, den der Empfänger wirklich braucht. Weniger Text bedeutet weniger Risiko (Datenminimierung, Art. 5 DSGVO).
- Kopf- und Fußzeilen: Achten Sie auf Briefkopf, Unterschrift und Fußzeile. Genau dort stehen oft Adresse, Telefonnummer und Kundennummer.
Schritt 2: Prüfen, was verborgen wird
Das Tool erkennt automatisch unter anderem Namen, Steuer-IDs und Sozialversicherungsnummern, IBAN, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten, Kennzeichen sowie Akten- und Rechnungsnummern. Sie werden durch farbige Platzhalter wie [PERSON_1] oder [IBAN_1] ersetzt. Dieselbe Person erhält überall denselben Platzhalter, sodass der Text lesbar bleibt.
Die automatische Erkennung ist ein Hilfsmittel, keine Garantie. Gehen Sie die Vorschau daher immer kurz durch:
- Etwas übersehen? Markieren Sie das Wort oder fügen Sie es als zusätzlichen Begriff hinzu. Denken Sie an Spitznamen, einen Vornamen ohne Anrede oder einen Firmennamen.
- Zu viel verborgen? Deaktivieren Sie einen Platzhalter im Token-Tresor oder setzen Sie einen Begriff auf die geschützte Liste (etwa ein Gesetz oder eine Behörde).
- Indirekte Merkmale: Eine einzigartige Funktion, ein kleiner Wohnort oder ein auffälliges Ereignis kann jemanden ebenfalls verraten. Formulieren Sie solche Details allgemeiner.
Unsicher, ob etwas noch identifizierbar ist? Lesen Sie den Unterschied zwischen Pseudonymisierung und Anonymisierung.
Schritt 3: Sichere Version kopieren und teilen
Klicken Sie auf Kopieren und fügen Sie den sicheren Text in ChatGPT, Claude, Gemini oder eine E-Mail an Ihren Berater ein. Der Empfänger sieht nur Platzhalter. Wenn Sie die Antwort der KI bei „KI-Antwort wiederherstellen“ einfügen, setzt VerumVault die echten Namen und Daten lokal wieder ein. So erhalten Sie ein brauchbares Ergebnis, ohne dass der KI-Anbieter die echten Daten gesehen hat.
Geht das Dokument an einen Ort, an dem Sie es nicht wiederherstellen müssen, etwa in eine Veröffentlichung oder Schulungsunterlage? Dann bewahren Sie die Zuordnung nicht auf und prüfen besonders gründlich auf indirekte Merkmale. So kommen Sie einer echten Anonymisierung näher.
Checkliste vor dem Absenden
- Stehen noch Namen in Anrede, Unterschrift oder CC-Zeile?
- Sind Adresse, PLZ, Telefonnummer und E-Mail-Adresse entfernt, auch im Briefkopf?
- Sind Steuer-ID, IBAN sowie Kunden-, Versicherungs-, Rechnungs- und Aktennummern ersetzt?
- Enthält der Text Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO)? Lassen Sie sie weg, wenn sie nicht nötig sind.
- Braucht der Empfänger diese Informationen wirklich?
Sie möchten ein PDF oder Word-Dokument selbst schwärzen, statt den Text zu teilen? Lesen Sie Dokument schwärzen: So geht es sicher. Speziell zu Identifikationsnummern: Steuer-ID und Ausweisnummern schwärzen.
Dokument jetzt kostenlos mit VerumVault anonymisieren →Läuft lokal in Ihrem Browser · kein Upload · kein KontoHäufige Fragen
Kann ich eine Word- oder PDF-Datei anonymisieren, ohne sie hochzuladen?
Ja. VerumVault liest .docx-, .pdf- und .txt-Dateien in Ihrem eigenen Browser aus. Die Datei wird nicht an einen Server gesendet.
Erkennt das Tool alle personenbezogenen Daten automatisch?
Kein Tool erkennt alles. VerumVault findet häufige Daten wie Namen, Steuer-IDs, IBAN und Adressen, die Kontrolle bleibt aber Ihre Aufgabe. Übersehene Wörter können Sie manuell markieren.
Funktioniert es auch mit gescannten Dokumenten?
Nur wenn das PDF eine Textebene hat. Ein Scan ohne Textebene ist ein Bild und kann nicht ausgelesen werden.
Bekomme ich die KI-Antwort mit den echten Namen zurück?
Ja. Fügen Sie die Antwort bei „KI-Antwort wiederherstellen“ ein, dann werden die Platzhalter lokal durch die echten Daten ersetzt.