Richiesta di accesso ai dati: come funziona l'art. 15 GDPR
Vuole sapere quali dati il suo datore di lavoro, l'assicurazione, un ente pubblico o un negozio online conserva su di lei? Può presentare una richiesta di accesso. Il diritto è previsto dall'art. 15 GDPR. Qui legge cosa può chiedere, entro quando deve ricevere risposta e come formulare la richiesta. Per le organizzazioni c'è anche un punto importante: i dati di terzi.
Cosa può chiedere?
Ha il diritto di sapere se un titolare tratta dati personali che la riguardano. In tal caso ha diritto a una copia dei dati e a informazioni, tra l'altro, su:
- le finalità del trattamento;
- le categorie di dati;
- i destinatari, anche in paesi al di fuori dell'UE;
- il periodo di conservazione previsto o i criteri per determinarlo;
- gli altri diritti, come rettifica e cancellazione, e il diritto di reclamo all'autorità di controllo;
- l'origine dei dati, se non li ha forniti lei;
- l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.
Nel 2023 la Corte di giustizia UE (causa C-487/21) ha stabilito che la "copia" deve essere una riproduzione fedele e intelligibile di tutti i dati. Può includere copie di documenti o estratti, se necessario per comprendere i dati.
Termini e costi
- Termine: il titolare deve rispondere senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese (art. 12, par. 3, GDPR). Per richieste complesse o numerose il termine può essere prorogato di due mesi; deve esserne informato, con i motivi, entro il primo mese.
- Costi: la prima copia è gratuita. Per ulteriori copie può essere addebitato un contributo spese ragionevole (art. 15, par. 3, GDPR).
- Identità: in caso di ragionevoli dubbi sulla sua identità, il titolare può chiedere informazioni aggiuntive (art. 12, par. 6, GDPR). Non invii una copia completa del documento se non serve e oscuri i dati non necessari.
Modello di richiesta di accesso
Gentili Signore e Signori,
ai sensi dell'art. 15 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) chiedo di sapere se trattate dati personali che mi riguardano. In caso affermativo, chiedo una copia di tali dati e informazioni sulle finalità del trattamento, le categorie di dati, i destinatari, il periodo di conservazione, l'origine dei dati e l'eventuale processo decisionale automatizzato.
Resto in attesa di riscontro entro il termine di legge di un mese.
Distinti saluti
[Nome, indirizzo, eventuale numero cliente]
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Per le organizzazioni: attenzione ai dati di terzi
Il diritto alla copia non deve ledere i diritti e le libertà altrui (art. 15, par. 4, GDPR). E-mail, appunti o fascicoli contengono anche nomi o dati di colleghi, clienti o altre persone? Allora di solito vanno resi illeggibili nella copia. Proceda con attenzione: una barra nera in un PDF non sempre basta. Leggete Oscurare un documento in modo sicuro e Anonimizzare un documento in 3 passaggi.
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Entro quando un'organizzazione deve rispondere?
Al più tardi entro un mese dal ricevimento. Per richieste complesse o numerose è possibile una proroga di due mesi, se ne viene informato entro il primo mese.
La richiesta di accesso costa qualcosa?
No, la prima copia è gratuita. Per ulteriori copie può essere chiesto un contributo spese ragionevole.
Devo inviare una copia del documento d'identità?
Non di regola. Solo in caso di ragionevoli dubbi sulla sua identità possono essere chieste informazioni aggiuntive. In quel caso oscuri i dati non necessari.
Cosa faccio se l'organizzazione non risponde?
Può sollecitare e poi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi al giudice.