Gesundheitsdaten von Beschäftigten: Was darf der Arbeitgeber speichern?
Daten über die Gesundheit von Beschäftigten gehören zu den sensibelsten Informationen in einem Unternehmen. Die DSGVO zählt sie zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und verbietet ihre Verarbeitung grundsätzlich. Trotzdem muss ein Arbeitgeber erkrankte Beschäftigte begleiten können. Wo liegt die Grenze? Und wie besprechen Sie einen Krankheitsfall, ohne die Privatsphäre zu verletzen?
Der Grundsatz
Ein Arbeitgeber darf Gesundheitsdaten nur verarbeiten, wenn eine Ausnahme nach Art. 9 DSGVO greift, zum Beispiel Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialrecht, und nur soweit erforderlich. Für den Beschäftigungskontext können die Mitgliedstaaten spezifischere Vorschriften erlassen (Art. 88 DSGVO); in Deutschland regelt § 26 BDSG den Beschäftigtendatenschutz. In der Praxis braucht ein Arbeitgeber weit weniger, als oft gedacht: ob jemand arbeitsunfähig ist, wie lange voraussichtlich, und was gegebenenfalls noch möglich ist.
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber, heute meist elektronisch als eAU, die der Arbeitgeber bei der Krankenkasse abruft, enthält keine Diagnose. Beschäftigte sind grundsätzlich nicht verpflichtet, ihrem Arbeitgeber zu sagen, woran sie erkrankt sind. Medizinische Details gehören zum Arzt beziehungsweise zum Betriebsarzt, der der ärztlichen Schweigepflicht unterliegt.
Ein Blick in die Niederlande und nach Italien
Auch in anderen EU-Ländern ist der Spielraum eng. In den Niederlanden darf ein Arbeitgeber laut der Datenschutzbehörde bei einer Krankmeldung nur wenige Angaben erfragen, etwa Erreichbarkeit, voraussichtliche Dauer und laufende Termine; die Diagnose bleibt beim Betriebsarzt. In Italien erhält der Arbeitgeber über das elektronische ärztliche Attest eine Bescheinigung ohne Diagnose.
Krankheitsfälle besprechen ohne Datenschutzrisiko
Personalverantwortliche möchten einen Fall manchmal mit Kollegen, Beratern, in einer Supervision oder mit einem KI-Assistenten besprechen, etwa um ein Gespräch vorzubereiten oder ein Schreiben zu entwerfen. Dann gilt: Teilen Sie keine Daten, die auf die Person zurückführen, wenn das nicht nötig ist.
- Ersetzen Sie Name, Personalnummer, Abteilung und Wohnort durch Platzhalter.
- Lassen Sie medizinische Details weg; beschreiben Sie nur das funktional Relevante („kann vorübergehend keine schweren Lasten heben“).
- Achten Sie auf indirekte Merkmale wie eine einzigartige Funktion oder ein auffälliges Datum. Mehr dazu in Pseudonymisierung oder Anonymisierung.
- Fügen Sie nie eine Personalakte unverändert in einen KI-Chatbot ein; siehe ChatGPT DSGVO-konform nutzen.
Tipp: Mit VerumVault ersetzen Sie Namen, Adressen, Telefonnummern und andere Nummern in einem Schreiben oder Gesprächsprotokoll lokal durch Platzhalter wie [PERSON_1]. Prüfen Sie selbst, ob noch Gesundheitsangaben enthalten sind, die dort nicht hingehören, und entfernen Sie diese.
Aufbewahrung und Sicherheit
Auch zulässige Fehlzeitendaten müssen angemessen gesichert sein (Art. 32 DSGVO) und dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden. Beschränken Sie den Zugriff auf die Personen, die die Daten wirklich brauchen. Geht etwas schief, etwa eine Fehlzeitenliste an den falschen Kollegen, kann das eine meldepflichtige Datenpanne sein; lesen Sie Datenpanne melden.
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Darf mein Arbeitgeber fragen, welche Krankheit ich habe?
Grundsätzlich nein. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber enthält keine Diagnose, und Sie müssen sie in der Regel nicht mitteilen.
Sind Gesundheitsdaten besondere Kategorien personenbezogener Daten?
Ja. Gesundheitsdaten fallen unter Art. 9 DSGVO und sind besonders geschützt.
Darf die Personalabteilung einen Krankheitsfall mit Beratern besprechen?
Ja, wenn es erforderlich ist, aber mit so wenigen identifizierenden und medizinischen Angaben wie möglich. Anonymisieren oder pseudonymisieren Sie den Fall vorher.
Wie anonymisiere ich einen Krankheitsfall?
Ersetzen Sie Namen, Nummern und Orte durch Platzhalter, lassen Sie medizinische Details weg und prüfen Sie auf indirekte Merkmale. VerumVault erledigt den ersten Schritt lokal im Browser.