Dati sanitari dei dipendenti: cosa può conservare il datore di lavoro?
I dati sulla salute dei dipendenti sono tra le informazioni più delicate di un'organizzazione. Il GDPR li considera una categoria particolare di dati personali (art. 9 GDPR) e ne vieta in linea di principio il trattamento. Eppure il datore di lavoro deve poter gestire i dipendenti in malattia. Dov'è il confine? E come discutere un caso senza violare la privacy?
Il principio
Il datore di lavoro può trattare dati sanitari solo se si applica un'eccezione dell'art. 9 GDPR, ad esempio obblighi in materia di diritto del lavoro e sicurezza sociale, e solo nella misura necessaria. Per il contesto lavorativo gli Stati membri possono prevedere norme più specifiche (art. 88 GDPR). In pratica il datore di lavoro ha bisogno di molto meno di quanto si pensi: se una persona è assente per malattia, per quanto tempo presumibilmente, e cosa eventualmente può ancora fare.
Il certificato di malattia
In Italia il medico trasmette il certificato di malattia telematico all'INPS; il datore di lavoro riceve o consulta un attestato senza diagnosi. Il dipendente non è in genere tenuto a comunicare al datore di lavoro la propria patologia. I dettagli medici restano al medico e, per la sorveglianza sanitaria, al medico competente, vincolato al segreto professionale.
Uno sguardo ai Paesi Bassi e alla Germania
Anche in altri paesi UE il margine è stretto. Nei Paesi Bassi, secondo l'autorità per la protezione dei dati, alla comunicazione della malattia il datore di lavoro può chiedere solo pochi dati, come reperibilità, durata prevista e impegni in corso; la diagnosi resta al medico aziendale. In Germania il certificato di inabilità per il datore di lavoro non contiene diagnosi.
Discutere i casi di malattia senza rischi per la privacy
Chi lavora nelle risorse umane a volte vuole discutere un caso con colleghi, consulenti o un assistente IA, ad esempio per preparare un colloquio o scrivere una lettera. Vale la regola: non condivida dati che riconducono alla persona se non è necessario.
- Sostituisca nome, matricola, reparto e città con segnaposto.
- Ometta i dettagli medici; descriva solo ciò che è rilevante sul piano funzionale ("temporaneamente non può sollevare carichi pesanti").
- Attenzione agli elementi indiretti, come una funzione unica o una data particolare. Approfondisca in Pseudonimizzazione o anonimizzazione.
- Non incolli mai un fascicolo del personale così com'è in un chatbot IA; leggete Usare ChatGPT nel rispetto del GDPR.
Consiglio: con VerumVault sostituisce localmente nomi, indirizzi, numeri di telefono e altri numeri in una lettera o in un verbale con segnaposto come [PERSONA_1]. Verifichi lei stesso se restano dati sanitari che non dovrebbero esserci e li rimuova.
Conservazione e sicurezza
Anche i dati sulle assenze trattati lecitamente devono essere protetti adeguatamente (art. 32 GDPR) e non conservati più del necessario. Limiti l'accesso a chi ne ha davvero bisogno. Se qualcosa va storto, ad esempio un elenco delle assenze inviato al collega sbagliato, può trattarsi di una violazione da notificare; leggete Notifica di una violazione dei dati.
Leggete anche: GDPR per PMI.
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Il datore di lavoro può chiedermi che malattia ho?
In linea di principio no. L'attestato di malattia per il datore di lavoro non contiene la diagnosi e di regola non è tenuto a comunicarla.
I dati sanitari sono categorie particolari di dati personali?
Sì. I dati relativi alla salute rientrano nell'art. 9 GDPR e sono protetti in modo particolare.
L'ufficio del personale può discutere un caso con consulenti?
Sì, se necessario, ma con il minor numero possibile di dati identificativi e medici. Anonimizzi o pseudonimizzi prima il caso.
Come anonimizzo un caso di malattia?
Sostituisca nomi, numeri e luoghi con segnaposto, ometta i dettagli medici e controlli gli elementi indiretti. VerumVault esegue il primo passo localmente nel browser.