Anonimizzare un documento in 3 passaggi
Una lettera del padrone di casa, un fascicolo sulle assenze per malattia, un atto o un'e-mail di reclamo: a volte vuole che un collega, un consulente o un assistente IA ci dia un'occhiata. Ma senza che nomi, indirizzi e numeri vengano condivisi. Con questi tre passaggi anonimizza un documento in modo rapido e accurato, senza che lasci il Suo computer.
In breve: 1. incollare il testo o aprire il file, 2. controllare e completare ciò che viene nascosto, 3. copiare e condividere la versione sicura. Nella risposta che riceve potrà poi ripristinare i dati reali in locale.
Passaggio 1: incolli il testo o apra il file
Apra lo strumento di anonimizzazione di VerumVault e incolli il testo nel primo riquadro. Può anche aprire un file Word (.docx), un PDF o un file di testo, oppure trascinarlo nel riquadro. Il file viene letto nel Suo browser; nulla viene inviato a un server.
Qualche consiglio in questa fase:
- PDF scansionato? Una scansione è un'immagine senza livello di testo e non può essere letta. Usi la versione digitale originale o copi prima il testo.
- Fascicoli lunghi: condivida solo la parte che serve davvero al destinatario. Meno testo significa meno rischio (minimizzazione, articolo 5 GDPR).
- Intestazioni e piè di pagina: controlli carta intestata, firma e piè di pagina. Spesso è lì che compaiono indirizzo, telefono e codice cliente.
Passaggio 2: controlli cosa viene nascosto
Lo strumento riconosce automaticamente, tra l'altro, nomi, codici fiscali e partite IVA, IBAN, indirizzi e CAP, numeri di telefono, indirizzi e-mail, date di nascita, targhe e numeri di pratica o di fattura. Vengono sostituiti da etichette colorate come [PERSONA_1] o [IBAN_1]. La stessa persona riceve ovunque la stessa etichetta, così il testo resta leggibile.
Il riconoscimento automatico è un aiuto, non una garanzia. Controlli sempre l'anteprima:
- Manca qualcosa? Selezioni la parola e la contrassegni, oppure la aggiunga come termine extra. Pensi a soprannomi, un nome senza formula di saluto o il nome di un'azienda.
- Troppo nascosto? Disattivi un'etichetta nella Cassaforte token o aggiunga un termine all'elenco protetto (per esempio il nome di una legge o di un ente).
- Identificatori indiretti: una funzione particolare, un piccolo comune o un evento insolito possono rivelare una persona. Riformuli questi dettagli in modo più generico.
Non è sicuro che qualcosa sia ancora riconducibile a una persona? Legga la differenza tra pseudonimizzazione e anonimizzazione.
Passaggio 3: copi la versione sicura e la condivida
Clicchi su copia e incolli il testo sicuro in ChatGPT, Claude, Gemini o in un'e-mail al Suo consulente. Il destinatario vede solo etichette. Se incolla la risposta dell'IA in "Ripristina risposta IA", VerumVault reinserisce in locale i nomi e i dati reali. Ottiene così un risultato utilizzabile senza che il fornitore dell'IA abbia mai visto i dati reali.
Il documento è destinato a un uso in cui non dovrà ripristinare nulla, come una pubblicazione o un materiale formativo? Allora non conservi la chiave e controlli con particolare attenzione gli identificatori indiretti. Così si avvicina a una vera anonimizzazione.
Checklist prima dell'invio
- Ci sono ancora nomi nel saluto, nella firma o in copia?
- Indirizzo, CAP, telefono ed e-mail sono stati rimossi, anche dalla carta intestata?
- Codice fiscale, IBAN e numeri di cliente, polizza, fattura e pratica sono stati sostituiti?
- Il testo contiene dati sulla salute o altre categorie particolari (articolo 9 GDPR)? Li ometta se non servono.
- Il destinatario ha davvero bisogno di queste informazioni?
Vuole oscurare direttamente un PDF o un file Word invece di condividere il testo? Legga Oscurare un documento in sicurezza. In particolare sui codici identificativi: Oscurare il codice fiscale.
Anonimizzi gratis il Suo documento con VerumVault →Funziona in locale nel Suo browser · nessun upload · nessun accountDomande frequenti
Posso anonimizzare un file Word o PDF senza caricarlo?
Sì. VerumVault legge file .docx, .pdf e .txt nel Suo browser. Il file non viene inviato a nessun server.
Lo strumento riconosce automaticamente tutti i dati personali?
Nessuno strumento riconosce tutto. VerumVault trova i dati più comuni come nomi, codici fiscali, IBAN e indirizzi, ma il controllo resta a Lei. Le parole sfuggite si possono contrassegnare a mano.
Funziona anche con documenti scansionati?
Solo se il PDF ha un livello di testo. Una scansione senza testo è un'immagine e non può essere letta.
Posso riavere la risposta dell'IA con i nomi reali?
Sì. Incolli la risposta in 'Ripristina risposta IA' e le etichette vengono sostituite in locale con i dati reali.