Document anonimiseren in 3 stappen
Een brief van de verhuurder, een verzuimdossier, een processtuk of een klachtmail: soms wilt u zo'n document laten nakijken door een collega, een adviseur of een AI-assistent. Dan wilt u niet dat namen, adressen en nummers meegaan. Met deze drie stappen anonimiseert u een document snel en zorgvuldig, zonder dat het uw computer verlaat.
Kort samengevat: 1. tekst plakken of bestand openen, 2. controleren en aanvullen wat verborgen wordt, 3. de veilige versie kopiëren en delen. Het antwoord dat u terugkrijgt, kunt u daarna lokaal weer voorzien van de echte gegevens.
Stap 1: Plak de tekst of open het bestand
Open de anonimiseertool van VerumVault en plak uw tekst in het eerste vak. U kunt ook een Word-bestand (.docx), PDF of tekstbestand openen of in het vak slepen. Het bestand wordt in uw eigen browser uitgelezen; er wordt niets naar een server gestuurd.
Een paar tips voor dit moment:
- Gescande PDF? Een scan is een afbeelding zonder tekstlaag. Die kan niet worden uitgelezen; gebruik dan de originele digitale versie of kopieer de tekst eerst.
- Lange dossiers: deel alleen het stuk dat de ontvanger echt nodig heeft. Minder tekst is minder risico (dataminimalisatie, artikel 5 AVG).
- Bijlagen en kopteksten: denk aan de briefhoofd, handtekening en voetregel. Juist daar staan vaak adres, telefoonnummer en klantnummer.
Stap 2: Controleer wat er verborgen wordt
De tool herkent automatisch onder meer namen, BSN-nummers, IBAN-rekeningen, adressen en postcodes, telefoonnummers, e-mailadressen, geboortedatums, kentekens en dossier- of factuurnummers. Die worden vervangen door gekleurde labels, zoals [PERSOON_1] of [IBAN_1]. Dezelfde persoon krijgt overal hetzelfde label, zodat de tekst leesbaar blijft.
Automatische herkenning is een hulpmiddel, geen garantie. Loop de voorbeeldweergave daarom altijd even na:
- Iets gemist? Selecteer het woord en markeer het, of voeg het toe als extra term. Denk aan bijnamen, een losse voornaam zonder aanhef, of een bedrijfsnaam.
- Te veel verborgen? Zet een label uit in de Token Kluis, of zet een begrip op de beschermde lijst (bijvoorbeeld een wetsnaam of de naam van een instantie).
- Indirecte kenmerken: een unieke functie, een kleine woonplaats of een opvallende gebeurtenis kan iemand ook verraden. Herschrijf zulke details algemener.
Twijfelt u of iets nog herleidbaar is? Lees dan het artikel over het verschil tussen pseudonimiseren en anonimiseren.
Stap 3: Kopieer de veilige versie en deel
Klik op kopiëren en plak de veilige tekst in ChatGPT, Claude, Gemini of in een e-mail aan uw adviseur. Wie de tekst ontvangt, ziet alleen labels. Als u het antwoord van de AI terugplakt bij "AI-antwoord herstellen", zet VerumVault de echte namen en gegevens lokaal terug. Zo krijgt u een bruikbaar resultaat zonder dat de AI-aanbieder de echte gegevens heeft gezien.
Gaat het document naar een plek waar u het niet meer terug hoeft te zetten, zoals een publicatie of een trainingsmap? Bewaar de koppeling dan niet en controleer extra goed op indirecte kenmerken. Dan komt u dichter bij echte anonimisering.
Checklist voordat u op verzenden drukt
- Staan er nog namen in aanhef, ondertekening of cc-regel?
- Zijn adres, postcode, telefoonnummer en e-mailadres weg, ook in de briefhoofd?
- Zijn BSN, IBAN, klant-, polis-, factuur- en dossiernummers vervangen?
- Bevat de tekst gezondheidsgegevens of andere bijzondere gegevens (artikel 9 AVG)? Laat die weg als ze niet nodig zijn.
- Heeft de ontvanger deze informatie echt nodig?
Wilt u een PDF of Word-bestand zelf zwartlakken in plaats van de tekst te delen? Lees dan Document zwarten: zo doet u het veilig. Specifiek over het burgerservicenummer: BSN zwartlakken: wanneer en hoe.
Anonimiseer uw document gratis met VerumVault →Werkt lokaal in uw browser · geen upload · geen accountVeelgestelde vragen
Kan ik een Word- of PDF-bestand anonimiseren zonder het te uploaden?
Ja. VerumVault leest .docx-, .pdf- en .txt-bestanden in uw eigen browser uit. Het bestand wordt niet naar een server verstuurd.
Herkent de tool alle persoonsgegevens automatisch?
Nee, geen enkele tool herkent alles. VerumVault vindt veel voorkomende gegevens zoals namen, BSN, IBAN en adressen, maar u blijft zelf verantwoordelijk voor de controle. Gemiste woorden kunt u handmatig markeren.
Werkt het ook met gescande documenten?
Alleen als de PDF een tekstlaag heeft. Een scan zonder tekstlaag is een afbeelding en kan niet worden uitgelezen.
Kan ik het AI-antwoord weer met de echte namen terugkrijgen?
Ja. Plak het antwoord bij 'AI-antwoord herstellen' en de labels worden lokaal vervangen door de echte gegevens.