Oscurare il codice fiscale: quando serve e come farlo bene
Il codice fiscale compare sulla tessera sanitaria, sulle buste paga, sulle dichiarazioni dei redditi, sui contratti e su moltissime lettere di enti, banche e assicurazioni. È associato a una sola persona e, a differenza di un semplice codice cliente, rivela già molto: dal codice fiscale si ricavano parte del cognome e del nome, la data di nascita, il sesso e il comune o lo Stato di nascita. In questo articolo vediamo quando conviene rimuoverlo e come farlo in modo sicuro.
Perché il codice fiscale merita attenzione
Il GDPR consente agli Stati membri di stabilire condizioni specifiche per il trattamento di un numero di identificazione nazionale (articolo 87 GDPR). Indipendentemente dalle regole nazionali, valgono i principi generali: in particolare la minimizzazione dei dati (articolo 5, paragrafo 1, lettera c) impone di non trattare e non diffondere dati che non sono necessari per lo scopo.
Agenzia delle Entrate, Comuni, strutture sanitarie, datori di lavoro e banche usano il codice fiscale perché la legge lo prevede o perché serve per adempimenti fiscali. Chi riceve una lettera da Lei per darLe un parere, invece, quasi mai ne ha bisogno.
Il rischio principale di un codice fiscale diffuso è il furto d'identità: insieme a nome, indirizzo e copia di un documento, può essere usato per spacciarsi per un'altra persona.
Quando oscurare il codice fiscale?
- Copie di documenti d'identità: se deve consegnare una copia della carta d'identità o della tessera sanitaria a chi non ha bisogno di tutti i dati, oscuri ciò che non serve e scriva sulla copia lo scopo e la data.
- Condivisione di lettere e documenti: fa controllare una cartella esattoriale, un contratto o una lettera dell'INPS da un consulente, un familiare o un assistente IA? Tolga il codice fiscale. Per rispondere alla Sua domanda non serve quasi mai.
- Esempi e pubblicazioni: modelli di lettera, materiale formativo, post su forum o documenti pubblicati non devono mai contenere un codice fiscale reale.
- Inoltro interno: se inoltra una pratica a un collega che non ha bisogno del codice per il suo compito, lo ometta.
Come oscurarlo in modo sicuro
In un testo o in una lettera
Il metodo più semplice e sicuro è eliminare il codice dal testo, invece di coprirlo con un rettangolo nero. Incolli il testo in VerumVault: lo strumento riconosce il codice fiscale e lo sostituisce con un'etichetta come [CODICE_ID_1], insieme a nomi, indirizzi, partite IVA e IBAN. Controlli poi che il codice non compaia anche altrove, per esempio in un riferimento o nell'oggetto.
In un PDF
Disegnare un rettangolo nero con un normale editor PDF o con un evidenziatore non basta: spesso il testo sottostante resta e può essere copiato o cercato. Usi una vera funzione di redazione (spesso chiamata "Redigi" o "Redact") che elimina effettivamente il testo. Verifichi il risultato: selezioni l'area nera e la copi in un editor di testo. Compare il codice? Allora non è stato oscurato correttamente. Approfondisca in Oscurare un documento in sicurezza.
Su una scansione o una foto
Una scansione è un'immagine. Copra il codice con un riquadro completamente coprente e salvi l'immagine come nuovo file "appiattito" (per esempio JPG o PNG, oppure "stampandola" di nuovo in PDF). Eviti sfocature o pixel: in alcuni casi sono reversibili, soprattutto per sequenze brevi.
Consiglio: conservi l'originale a parte e condivida solo la copia ripulita. Inserisca "anonimizzato" nel nome del file, così nessuno inoltra l'originale per errore.
Un codice fiscale diffuso per errore è una violazione dei dati?
Se un'organizzazione invia per errore a un destinatario sbagliato un documento con il codice fiscale, si tratta di una violazione dei dati personali (articolo 4, punto 12 GDPR). Se la violazione presenta un rischio per le persone, va notificata al Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore (articolo 33 GDPR) e, in caso di rischio elevato, comunicata anche agli interessati (articolo 34 GDPR). Prevenire è molto meglio che rimediare.
Legga anche: Anonimizzare un documento in 3 passaggi e GDPR per PMI.
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Cosa si può ricavare da un codice fiscale?
Dal codice fiscale si ricavano parte del cognome e del nome, la data di nascita, il sesso e il comune o lo Stato di nascita. Per questo va trattato con cura.
Il mio datore di lavoro può usare il mio codice fiscale?
Sì. Il datore di lavoro ne ha bisogno per buste paga e adempimenti fiscali e previdenziali, che sono previsti dalla legge.
Un rettangolo nero in un PDF basta per nascondere il codice fiscale?
Non sempre. In molti programmi il testo sottostante rimane. Usi una vera funzione di redazione o elimini il codice dal testo, e verifichi il risultato copiando l'area.
VerumVault riconosce il codice fiscale?
Sì. VerumVault riconosce, tra l'altro, codici fiscali, partite IVA e IBAN, in locale nel Suo browser. Controlli comunque sempre il risultato.